POSTUP PRI SPRACOVANÍ OSOBNÝCH ÚDAJOV
Tento dokument opisuje spôsob a účel spracovania osobných údajov ERA-PACK-PLUS spol. s r.o., Dvorská cesta 8 940 01 Nové Zámky, IČO: 31437575, prevádzkovateľom (ďalej len ako „prevádzkovateľ“), a tiež poskytuje akékoľvek ďalšie zákonom požadované informácie, vrátane informácií o právach dotknutej osoby a o tom, ako ich uplatňovať.
Nariadenie (EÚ) 2016/679 o ochrane osobných údajov (ďalej len ako „Nariadenie“) prestavuje právny predpis o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov a chráni základné práva a slobody fyzických osôb, najmä vo vzťahu k právu na ochranu osobných údajov.
Podľa Článku 4 (1) Nariadenia pojem „osobné údaje“ znamená akékoľvek informácie týkajúce sa identifikovanej alebo identifikovateľnej fyzickej osoby (ďalej len ako „dotknutá osoba“).
„Spracúvanie“ je operácia alebo súbor operácií s osobnými údajmi alebo súbormi osobných údajov, či sa vykonávajú automatizovanými alebo neautomatizovanými prostriedkami, ako sú získavanie, zaznamenávanie, usporadúvanie, štruktúrovanie, uchovávanie, prepracúvanie alebo zmena, vyhľadávanie, prehliadanie, využívanie, poskytovanie prenosom, šírením alebo poskytovanie iným spôsobom, preskupovanie alebo kombinovanie, obmedzenie, vymazanie alebo likvidácia (Článok 4(2) Nariadenia).
Podľa Článku 12 a nasl. Nariadenia, dotknutej osobe musia byť tiež poskytnuté príslušné informácie o spracovateľských činnostiach prevádzkovateľa a o právach dotknutej osoby.
„Platnosť“ vzhľadom na to, že sa môže v budúcnosti vyžadovať aktualizácia informácií o spracúvaní osobných údajov obsiahnutých v týchto Zásadách, Prevádzkovateľ je oprávnený tieto Zásady kedykoľvek aktualizovať. Táto verzia vyhlásenia bola vydaná dňa 1.1.2021.
1. NA AKOM ZÁKLADE MOŽEME SPRACÚVAŤ VAŠE OSOBNÉ ÚDAJE ?
Spracúvanie je zákonné, iba vtedy a iba v takom rozsahu, keď je splnená najmenej jedna z týchto podmienok:
- dotknutá osoba vyjadrila súhlas so spracúvaním svojich osobných údajov na jeden alebo viaceré konkrétne účely,
- spracúvanie je nevyhnutné na plnenie zmluvy, ktorej zmluvnou stranou je dotknutá osoba, alebo aby sa na základe žiadosti dotknutej osoby vykonali opatrenia pred uzatvorením zmluvy,
- spracúvanie je nevyhnutné na splnenie zákonnej povinnosti,
- spracúvanie je nevyhnutné na účely oprávnených záujmov, ktoré sleduje prevádzkovateľ alebo tretia strana, s výnimkou prípadov, keď nad takýmito záujmami prevažujú záujmy alebo základné práva a slobody dotknutej osoby, ktoré si vyžadujú ochranu osobných údajov, najmä ak je dotknutou osobou dieťa,
2. ČO V PRÍPADE NEPOSKYTNUTIA OSOBNÝCH ÚDAJOV?
V prípade spracúvania Vašich osobných údajov v rámci:
- plnenia zákonnej povinnosti, neposkytnutie potrebných údajov má za následok, že nemôžeme vykonať úkon, s ktorým je spojená predmetná zákonná požiadavka poskytnutia údajov.
- pri poskytovaní osobných údajov, ktoré sú zákonnou alebo zmluvnou požiadavkou je dotknutá osoba povinná poskytnúť tieto osobné údaje. Bez poskytnutia osobných údajov nie je možné vybavenie objednávky.
3. VAŠE OSOBNÉ ÚDAJE ZÍSKAVAME
Svoje osobné údaje nám poskytnete najčastejšie:
- v prípade ak ste v postavení nášho zákazníka, resp. záujemcu o naš tovar alebo služby,
4. AKÝ JE ÚČEL SPRACÚVANIA OSOBNÝCH ÚDAJOV, AKÉ OSOBNÉ ÚDAJE SPRACÚVAME, NA AKÚ DOBU MÁME ULOŽENÉ VAŠE OSOBNÉ ÚDAJE ?
Vaše osobné údaje budú spracúvané na základe osobitných právnych predpisov a účelov, ktoré sú stanovené prevádzkovateľom.
INFORMÁCIE O ÚČELOCH SPRACÚVANIA OSOBNÝCH ÚDAJOV, PRÁVNOM ZÁKLADE, PRÍJEMCOCH A LEHOTÁCH UCHOVÁVANIA |
KATEGÓRIA PRÍJEMCOV |
ROKY UCHOVÁVANIA | |
Výber zamestnancov | zákon č. 311/2001 Z. z. Zákonník práce v znení neskorších predpisov zákon č. 552/2003 Z. z. o výkone práce vo verejnom záujme v znení neskorších predpisov zákon č. 596/2003 Z. z. Zákon o štátnej správe v školstve a školskej samospráve a o zmene a doplnení niektorých zákonov zákon č. 317/2009 Z. z. Zákon o pedagogických zamestnancoch a odborných zamestnancoch a o zmene a doplnení niektorých zákonov | osobné údaje uvedené v životopise, osobné údaje uvedené vo výpise z registra trestov, doklad o dosiahnutom vzdelaní | 1 rok |
Plnenie povinností zamestnávateľa súvisiacich s pracovno-právnym vzťahom a obdobným vzťahom | zákon č. 311/2001 Z. z. Zákonník práce v znení neskorších predpisov zákon č. 552/2003 Z. z. o výkone práce vo verejnom záujme v znení neskorších predpisov zákon č. 5/2004 Z. z. o službách zamestnanosti a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov zákon č. 553/2003 Z. z. o odmeňovaní niektorých zamestnancov pri výkone práce vo verejnom záujme a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov zmluvný vzťah, zákon č. 596/2003 Z. z. Zákon o štátnej správe v školstve a školskej samospráve a o zmene a doplnení niektorých zákonov zákon č. 317/2009 Z. z. Zákon o pedagogických zamestnancoch a odborných zamestnancoch a o zmene a doplnení niektorých zákonov | zamestnanci, zástupcovia zamestnancov, iné oprávnené orgány štátu, ak poskytovanie údajov prebieha na základe pravidelnej zákonnej povinnosti | 70 rokov |
Plnenie povinností zamestnávateľa voči sociálnej poisťovni | zákon č. 461/2003 Z. z. o sociálnom poistení v znení neskorších predpisov zákon č. 43/2004 Z. z. o starobnom dôchodkovom sporení v znení neskorších predpisov zákon č. 650/2004 Z. z. o doplnkovom dôchodkovom sporení a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov zákon č. 462/2003 Z. z. o náhrade príjmu pri dočasnej pracovnej neschopnosti zamestnanca a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov | sociálna poisťovňa | 10 rokov |
Plnenie povinností zamestnávateľa voči zdravotnej poisťovni | zákon č. 580/2004 Z. z. o zdravotnom poistení o zmene a doplnení zákona č. 95/2002 Z. z. o poisťovníctve a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov | zdravotná poisťovňa | 10 rokov |
Plnenie povinností zamestnávateľa na úseku bezpečnosti a ochrany zdravia | zákon č. 124/2006 Z. z. o bezpečnosti a ochrane zdravia pri práce a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov zákon č. 355/2007 Z. z. o ochrane, podpore a rozvoji verejného zdravia a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov | školiaci subjekt, zamestnávateľ, technik BOZP | 5 rokov po ukončení alebo zániku povinnosti |
Plnenie daňových povinností | zákon č.595/2003 Z. z. o dani z príjmov v znení neskorších predpisov | daňový úrad | 10 rokov |
DOKUMENTÁCIA PRACOVNEJ ZDRAVOTNEJ SLUŽBY (PZS), informačný systém slúžiaci k vedeniu predpísanej dokumentácie pracovnej zdravotnej služby vykonávajúcej činnosť v podmienkach prevádzkovateľa na základe zmluvy | zákon č. 355/2007 Z.z. o ochrane, podpore a rozvoji verejného zdravia a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov | orgány štátnej správy a verejnej moci na výkon kontroly a dozoru | 10 rokov |
DOKUMENTÁCIA BEZPEČNOSTI A OCHRANY ZDRAVIA PRI PRÁCI (BOZP) informačný systém slúžiaci k vedeniu predpísanej dokumentácie BOZP | Zákon č. 124/2006 z.z. o bezpečnosti a ochrane zdravia pri práci a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov, Zákon NR SR č. 42/1994 Z. z. o civilnej ochrane obyvateľstva v znení neskorších predpisov. | orgány štátnej správy a verejnej moci na výkon kontroly a dozoru | 10 rokov |
Mzdová politika zamestnávateľa | zákon č. 311/2001 Z. z. Zákonník práce v znení neskorších zákon č. 553/2003 Z. z. o odmeňovaní niektorých zamestnancov pri výkone práce vo verejnom záujme a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov, zákon č. 580/2004 Z. z. o zdravotnom poistení o zmene a doplnení zákona č. 95/2002 Z. z. o poisťovníctve a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov, zákon č. 461/2003 Z. z. o sociálnom poistení v znení neskorších predpisov, zákon č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov v znení neskorších predpisov, zákon č. 43/2004 Z. z. o starobnom dôchodkovom sporení v znení neskorších predpisov, zákon č. 650/2004 Z. z. o doplnkovom dôchodkovom sporení a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov zákon č. 5/2004 Z. z. o službách zamestnanosti a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov, zákon č. 462/2003 Z. z. o náhrade príjmu pri dočasnej pracovnej neschopnosti zamestnanca a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov, zákon č. 152/1994 Z. z. o sociálnom fonde a o zmene a doplnení zákona č. 595/2003 Zb. o dani z príjmov v znení neskorších predpisov | Zdravotné poisťovne, sociálna poisťovňa, daňový úrad, DDS, | 50 rokov |
Správa registratúry | článok 6, ods. 1, písm. c) Všeobecného nariadenia o ochrane údajov zákon č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov, v znení neskorších predpisov | Ministerstvo vnútra Slovenskej republiky, iný oprávnený subjekt, | evidencia sa uchováva 10 rokov po ukončení evidencie |
Evidencia prichádzajúcej a odchádzajúcej pošty | článok 6, ods. 1, písm. c) Všeobecného nariadenia o ochrane údajov zákon č. 369/1990 Z. z. o obecnom zriadení v znení neskorších predpisov zákon č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov, v znení neskorších predpisov Zákon č. 305/2013 Z. z. o elektronickej podobe výkonu pôsobnosti orgánov verejnej moci a o zmene a doplnení niektorých zákonov (zákon o e-Governmente) | údaje nie sú ďalej poskytované | 3 roky |
Spracovanie účtovných dokladov | zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov, zákon č. 222/2004 Z. z. o dani z pridanej hodnoty v znení neskorších predpisov, zákon č. 145/1995 Z. z. o správnych poplatkoch v znení neskorších predpisov, zákon č. 40/1964 Zb. Občiansky zákonník v znení neskorších predpisov, zákon č. 152/1994 Z. z. o sociálnom fonde a o zmene a doplnení zákona č595/2003 Zb. o dani z príjmov v znení neskorších predpisov, zákon č. 311/2001 Z. z. Zákonník práce v znení neskorších predpisov, zákon č. 583/2004 Z. z. o rozpočtových pravidlách územnej samosprávy v znení neskorších predpisov | daňový úrad | 10 rokov |
Vybavovanie sťažností | článok 6, ods. 1, písm. c) a e) Všeobecného nariadenia o ochrane údajov zákon č. 9/2010 Z. z. o sťažnostiach v znení neskorších predpisov | OČTK, iný oprávnený orgán štátu | 5 rokov po ukončení alebo zániku povinnosti |
Uplatňovanie práv dotknutých osôb | spracúvanie osobných údajov je povolené Čl. 6 ods. 1 písm. c), v súlade s čl. 15 až 22 a 34 Nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov | orgány štátnej správy, verejnej moci a verejnej správy podľa príslušných právnych predpisov | 5 rokov odo dňa vybavenia žiadosti |
Priamy marketing, podpora predaja, marketingové ponuky, newsletter, informácie o produktoch a novinkách | spracúvanie osobných údajov je povolené na základe súhlasu dotknutej osoby v zmysle Článku 6 ods.1 písm. a) všeobecného Nariadenia EP a R (EÚ) 2016/679 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov | kuriérske spoločnosti | vaše osobné údaje budeme na tento účel spracúvať po dobu kým nezrušíte svoju účasť v marketingovom zozname alebo sa odhlásite zo zasielania správ na účely priameho marketingu (newsletter). |
Vybavovania reklamácií zákazníkov | zákonom č. 250/2007 Z. z. o ochrane spotrebiteľa v znení neskorších predpisov, zákonom č. 372/1990 Zb. o priestupkoch v znení neskorších predpisov a zákonom č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov v znení neskorších predpisov | orgánom obchodnej inšpekcie v rámci ochrany spotrebiteľa | 5 rokov |
Právne vzťahy, zmluvné vzťahy | občianskym zákonníkom, Občianskym súdnym poriadkom, Trestným zákonom, Trestným poriadkom, Exekučným poriadkom, zákonom NR SR č. 153/2001 Z. z. o prokuratúre v znení neskorších predpisov, Zákonom o slobodnom prístupe k informáciám, zákonom SNR č. 372/1990 Zb. o priestupkoch v platnom znení, Správnym poriadkom, zákonom NR SR č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov v znení neskorších predpisov a súvisiacimi právnymi predpismi | orgány činným v trestnom konaní v prípade spáchania trestného činu | 10 rokov |
Vybavovanie žiadostí o sprístupnenie informácii | všeobecné nariadenie o ochrane údajov č. 2016/679 článok 6, ods. 1, písm. c) a e), Zákon č. 211/2000 Z. z. o slobodnom prístupe k informáciám a o zmene a doplnení niektorých zákonov (zákon o slobode informácií) v znení neskorších predpisov alebo súhlas dotknutej osoby | žiadatelia podľa zákona č. 211/2000 Z. z. o slobodnom prístupe k informáciám a o zmene a doplnení niektorých zákonov (zákon o slobode informácií) v znení neskorších predpisov | 5 rokov |
Evidencia návštev , ktoré vstupujú do priestorov prevádzkovateľa
| v zmysle Článku 6 ods.1 písm. f) všeobecného Nariadenia EP a R (EÚ) 2016/679 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov | súdy, orgány činné v trestnom konaní, inšpektori Úradu na ochranu osobných údajov SR, iný oprávnený subjekt v súlade so zákonom o ochrane osobných údajov resp. iným osobitným právnym predpisom | 1 rok |
Získavania a poskytovania kontaktných údajov zamestnancov, zamestnancov dodávateľov služieb, orgánov štátnej a verejnej správy, s ktorými Prevádzkovateľ vedie korešpondenciu, prípadne kontaktné údaje o iných osobách, v rámci zákonnej činnosti Prevádzkovateľa
| článok 6, ods. 1, písm. f) Všeobecného nariadenia o ochrane údajov spracúvanie je nevyhnutné na účely oprávnených záujmov prevádzkovateľa | zmluvné strany, partneri pri realizácii projektových činností, orgány štátnej správy, verejnej moci
| 5 rokov |
Evidencia návštev , ktoré vstupujú do priestorov prevádzkovateľa | oprávnený záujem v zmysle článku 6 ods. 1 písm. f) Nariadenia EP a R (EÚ) 2016/679 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov | príslušníci Policajného zboru v prípade potreby | 1 rok |
Evidencia akcionárov | spracúvanie osobných údajov je povolené zákonom č. 117/2015 Z.z. zmena zákona o cenných papieroch. | oprávnený orgán štátu | 10 rokov |
5. KTO SÚ PRÍJEMCOVIA VAŠICH OSOBNÝCH ÚDAJOV ?
Kategória príjemcov: orgány štátnej a verejnej správy, samosprávy, správca webovej stránky Spoločnosti, audítor, advokát, spoločnosti vykonávajúce správu a podporu informačných technológii, poskytovatelia informačných služieb v odôvodnených prípadoch súdy a orgány činné v trestnom konaní.
6. Zverejnenie osobných údajov
Osobné údaje nebudú zverejnené.
7. AUTOMATIZOVANE INDIVIDUÁLNE ROZHODOVANIE
Osobné údaje nebudú používane na automatizovane individuálne rozhodovanie vrátane profilovania.
8. Prenos osobných údajov mimo EURÓPSKEJ ÚNII
Prenos osobných údajov do tretej krajiny alebo medzinárodnej organizácie sa neuskutočňuje.
9. MLČANLIVOSŤ
Dovoľujeme si vás uistiť, že naši zamestnanci i spolupracovníci, ktorí budú spracovávať vaše osobné údaje, sú povinní zachovávať mlčanlivosť o osobných údajoch. Táto mlčanlivosť pritom trvá i po skončení záväzkových vzťahov s nami.
10. ZABEZPEČENIE OSOBNÝCH ÚDAJOV
Vaše osobné údaje sú u nás v bezpečí. Aby sme zamedzili neoprávnenému prístupu a zneužitiu vašich osobných údajov, zaviedli sme primerané opatrenia ako technického, tak organizačného rázu. Veľmi nám záleží na ochrane vašich osobných údajov. Preto nielen pravidelne kontrolujeme ich zabezpečenie, ale ich ochranu priebežne zdokonaľujeme. Snažíme sa používať také bezpečnostné opatrenia, ktoré s ohľadom na aktuálny stav technológií poskytujú dostatočné zabezpečenie. Prijaté bezpečnostné opatrenia sú potom pravidelne aktualizované.
11. práva dotknutej osoby
Odvolať súhlas - v prípadoch, kedy Vaše osobné údaje spracúvame na základe Vášho súhlasu, máte právo tento súhlas kedykoľvek odvolať. Súhlas môžete odvolať elektronicky na uvedenú mailovú adresu, písomne, alebo osobne v sídle prevádzkovateľa. Odvolanie súhlasu nemá vplyv na zákonnosť spracúvania osobných údajov, ktoré sme na jeho základe o Vás spracúvali. Bez ohľadu na to mate právo kedykoľvek namietať proti spracovaniu osobných údajov.
Právo na prístup - máte právo na poskytnutie kópie osobných údajov, ktoré o Vás máme k dispozícii, ako aj na informácie o tom, ako Vaše osobné údaje používame. Vo väčšine prípadov Vám budú Vaše osobné údaje poskytnuté v písomnej listinnej forme, pokiaľ nepožadujete iný spôsob ich poskytnutia. Ak ste o poskytnutie týchto informácií požiadali elektronickými prostriedkami, budú Vám poskytnuté elektronicky, ak to bude technicky možné.
Právo na opravu - prijímame primerané opatrenia, aby sme zabezpečili presnosť, úplnosť a aktuálnosť informácií, ktoré o Vás máme k dispozícii. Ak si myslíte, že údaje, ktorými disponujeme sú nepresné, neúplné alebo neaktuálne, prosím, neváhajte nás požiadať, aby sme tieto informácie upravili, aktualizovali alebo doplnili.
Právo na výmaz (na zabudnutie) - máte právo nás požiadať o vymazanie Vašich osobných údajov, napríklad v prípade, ak osobné údaje, ktoré sme o Vás získali, už viac nie sú potrebné na naplnenie pôvodného účelu spracúvania. Vaše právo je však potrebné posúdiť z pohľadu všetkých relevantných okolností. Napríklad, môžeme mať určité právne a regulačné povinnosti, čo znamená, že nebudeme môcť Vašej žiadosti vyhovieť.
Právo na obmedzenie spracúvania - za určitých okolností ste oprávnený nás požiadať, aby sme prestali používať Vaše osobné údaje. Ide napríklad o prípady, keď si myslíte, že osobné údaje, ktoré o Vás máme, môžu byť nepresné alebo keď si myslíte, že už Vaše osobné údaje nepotrebujeme využívať.
Právo na prenosnosť údajov - za určitých okolností máte právo požiadať nás o prenos osobných údajov, ktoré ste nám poskytli, na inú tretiu stranu podľa Vášho výberu. Právo na prenosnosť sa však týka len osobných údajov, ktoré sme od Vás získali na základe súhlasu alebo na základe zmluvy, ktorej ste jednou zo zmluvných strán.
Právo namietať - máte právo namietať voči spracúvaniu údajov, ktoré je založené na našich legitímnych oprávnených záujmoch. V prípade, ak nemáme presvedčivý legitímny oprávnený dôvod na spracúvanie a Vy podáte námietku, nebudeme Vaše osobné údaje ďalej spracúvať.
Právo podať sťažnosť
Ak chcete podať sťažnosť na spôsob, akým sú vaše osobné údaje spracúvané, vrátane uplatnenia vyššie uvedených práv, môžete sa na nás obrátiť elektronicky kaletova@era-pack-plus.sk, alebo na kontaktné údaje uvedené v záhlaví dokumentu. Všetky vaše podnety a sťažnosti riadne preveríme. Máte právo podať sťažnosť dozornému orgánu, ktorým je Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky.
Na vašu žiadosť odpovieme bezplatne v lehote do 30 dní. V prípade zložitosti, alebo veľkého počtu žiadostí sme oprávnení túto lehotu predĺžiť o ďalších 60 dní. Pokiaľ k tomu dôjde budeme Vás o tom, aj o dôvodoch informovať.
V prípade opakovanej žiadosti sme oprávnení účtovať si primeraný administratívny poplatok na pokrytie nákladov spojených s poskytnutím tejto služby.
